正如湯姆彼得斯所說：“所有白領(lǐng)的工作都是項目工作”。項目管理是管理專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊和交付的關(guān)鍵原則。
簡化工作，從而承擔(dān)更多的項目
從獲得客戶到實際從事項目的壓力是許多專業(yè)服務(wù)公司面臨的挑戰(zhàn)，比如把一個項目概念變成一個詳細(xì)的時間表。而專業(yè)服務(wù)項目管理模板則可以幫你平衡、規(guī)劃、安排和分配項目，同時也節(jié)省你的時間。如果你的項目都有相似的結(jié)構(gòu)，那么每次都全盤重來是沒有意義的。當(dāng)關(guān)鍵結(jié)構(gòu)、步驟和最佳實踐已經(jīng)存在時，你可以輕松地充實模板提供的框架。
而且，你可以隨著時間的推移來完善你的工作流程和項目時間線，優(yōu)化工作不再需要任何額外的努力，你將能夠更快更準(zhǔn)確地預(yù)測勞動力需求和時間安排。這意味著更少的延誤和更少的混亂，不再在錯誤的工作上浪費時間——最終讓你有更多的時間去承擔(dān)更多的項目和客戶。
首先，在強(qiáng)大的項目管理工具(如8MSaaS PM：http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)中構(gòu)建你的專業(yè)服務(wù)管理模板。
接下來，設(shè)置一個可定制的請求表單。你可以為每個項目模板生成一個請求表單。在申請表中填寫常見問題，以便在開始項目之前從客戶那里收集所需的信息。8MSaaS PM允許你使用電子表單來構(gòu)建請求表單，這樣就可以根據(jù)響應(yīng)指定下一步應(yīng)該詢問哪些問題，也很容易將每個項目與正確的模板匹配起來。
有一個模板化的工作流程可以確保你提前準(zhǔn)備好所有需要的東西，從而節(jié)省時間，這也有助于你的團(tuán)隊取得領(lǐng)先。因此，通過從一開始就設(shè)置一個強(qiáng)大的流程，客戶會對你的專業(yè)知識感到信任，這種一致性將幫助你的團(tuán)隊更好地估計資源。
將溝通和反饋整合到一個地方
在專業(yè)服務(wù)調(diào)查中，客戶流失的主要原因之一是溝通困難和延遲。28%的受訪者表示項目合作和執(zhí)行很困難或非常困難。是否有應(yīng)對這兩個挑戰(zhàn)的解決方案?當(dāng)然!在如8MSaaS PM這類強(qiáng)大的項目管理工具中，有一個模板可以集中交流過程，幫助你獲得所需的反饋并輕松地進(jìn)行整合。
許多公司很難在太多的工具和正確的工具之間找到平衡點。只有正確的工具才有助于優(yōu)化工作流程并提供競爭優(yōu)勢。在我們的專業(yè)服務(wù)研究中，我們發(fā)現(xiàn)使用5個或以上工具的專業(yè)服務(wù)公司比使用較少工具的公司經(jīng)歷更多的項目延遲。
因此，與其使用聊天工具、電子郵件、電話、電子表格和會議來討論項目，不如考慮將你的溝通整合到你的項目模板中。有了像 8MSaaS PM這樣的項目管理平臺，就可以簡化每個人的協(xié)作。
項目模板可以在任務(wù)中按時間順序進(jìn)行通信，確保每個人都能看到。使用8MSaaS PM評論分享功能，你可以推送給正確的人和收集他們的反饋。8MSaaS PM的校對和批準(zhǔn)功能還允許你將文件上傳到任務(wù)中，這樣團(tuán)隊就可以在一個平臺提供反饋并實時協(xié)作。由于任務(wù)和溝通在同一個平臺，團(tuán)隊可以看到延遲的響應(yīng)如何影響項目，并因此更有責(zé)任感。
使流程自動化并更好地利用時間
服務(wù)團(tuán)隊和企業(yè)很容易被無效的會議、行政任務(wù)或不必要的來回流程所困擾。這會導(dǎo)致團(tuán)隊分心和效率低下，而這些企業(yè)根本負(fù)擔(dān)不起。在一項調(diào)查中，約60%的受訪者表示每周花1-3小時更新項目狀態(tài)、發(fā)送更新電子郵件、生成狀態(tài)報告或召開狀態(tài)更新會議。
除此之外，30%的人表示，如果技術(shù)能夠自動化他們工作中重復(fù)的、管理性的部分，他們可以多完成30%-39%的工作。22%的受訪者甚至表示，他們可以完成50%以上的工作。
那么企業(yè)應(yīng)該如何解決這個問題?團(tuán)隊如何做才能更好地利用資源?顯而易見的答案是——自動化。模板能幫助你的團(tuán)隊自動完成從計費到更新工作流狀態(tài)的耗時任務(wù)。
以下是一些可以使用 8MSaaS PM 項目模板自動執(zhí)行的任務(wù)：
活動創(chuàng)建：設(shè)置請求表單，以使用預(yù)構(gòu)建的模板構(gòu)建項目，所有任務(wù)都會自動填寫。
日期和依賴項：當(dāng)填寫任務(wù)到期日期時，相關(guān)任務(wù)將自動重新安排。
工作分配：可以將模板設(shè)置為根據(jù)申請表的填寫方式自動將合適的員工分配給正確的項目。
警報和通知：將模板設(shè)置為在項目、活動和可交付結(jié)果狀態(tài)更改時自動通知客戶或團(tuán)隊成員。
8MSaaS PM的模板提供了一種允許你在自動化中分層的結(jié)構(gòu)。除了讓客戶滿意和團(tuán)隊成員井然有序之外，自動化將成為企業(yè)的最終競爭優(yōu)勢。你的團(tuán)隊將更加敏捷，能夠更有效地利用時間。不管你與哪類型的客戶打交道，你都可以讓他們自動進(jìn)入循環(huán)，這樣團(tuán)隊成員可以留在這個區(qū)域為他們提供服務(wù)。
設(shè)定期望值并可視化項目進(jìn)度
專業(yè)服務(wù)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者最具挑戰(zhàn)性的工作之一就是向客戶透露項目延遲的消息。97%的受訪者表示他們的項目在某種程度上被推遲了。這是一個很常見的挑戰(zhàn)，但確實會影響客戶和員工的滿意度。雖然無法避免每次延遲，但項目管理模板可以幫助解決一些根本問題。
首先，項目管理工具中的模板具有不同的項目視圖，如甘特圖?？蛻粝矚g能夠掌握每一步進(jìn)程，還喜歡點擊進(jìn)入任務(wù)挖掘細(xì)節(jié)。而提供一個帶有任務(wù)依賴關(guān)系的可視化時間線管理工具，可以幫助你的團(tuán)隊從一開始就將期望與客戶保持一致。團(tuán)隊將能估計勞動力并直觀地識別潛在的障礙。
同時，客戶將能夠看到他們需要采取行動的地點和時間，以及他們方面的延遲將如何影響項目。反復(fù)使用你的模板將有助于你繼續(xù)優(yōu)化時間框架和工作流程——這意味著每個項目都將變得更簡單、更快、更好。
結(jié)論
隨著項目的進(jìn)展，無論發(fā)生什么，PMO項目管理平臺中的模板都將會讓你的團(tuán)隊使項目保持在正軌上。在我們的調(diào)查中，客戶流失的三大原因中有一個是缺乏對項目狀態(tài)的了解。因此，客戶會喜歡你的團(tuán)隊帶著項目模板和清晰的流程進(jìn)入項目。
項目模板不僅使你的團(tuán)隊成員成為可信賴的專家，而且還幫助你的團(tuán)隊保持在他們常用的工作流程中，而不是總是根據(jù)客戶可能擁有的各種工作流進(jìn)行調(diào)整。由于工作流狀態(tài)和時間線在同一個地方，團(tuán)隊成員和客戶都具有可見性和責(zé)任感來保持項目的運行。
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