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看板系統(tǒng)是指使用看板和卡片來管理工作，改進(jìn)工作流程，并進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)?？窗逑到y(tǒng)利用可視化管理的力量來幫助團(tuán)隊(duì)最大化時間和效率，成為現(xiàn)代化企業(yè)管理的最佳方法之一。

什么是看板系統(tǒng)?

看板系統(tǒng)是一種工作流管理結(jié)構(gòu)，鼓勵跨團(tuán)隊(duì)的可見性、透明度和責(zé)任感。使用看板系統(tǒng)可以幫助團(tuán)隊(duì)更清楚地了解：

●流程中的具體步驟

●工作是如何在這個過程中流動(或出錯)的

●整個團(tuán)隊(duì)的工作負(fù)載如何平衡（或不平衡）

●過程中存在廢物的地方

●可能存在簡化流程的機(jī)會

●工作項(xiàng)是如何關(guān)聯(lián)或連接的

●性能指標(biāo)，例如交付時間、周期時間等

對于大多數(shù)團(tuán)隊(duì)來說，增加的可見性、透明度和責(zé)任感使他們的生產(chǎn)力和效率達(dá)到前所未有的水平。

看板系統(tǒng)的要素

你可能對看板和卡片很熟悉，但我們所說的看板系統(tǒng)到底是什么意思？這個短語指的是團(tuán)隊(duì)或組織如何使用看板和卡片來可視化和管理他們的工作?？窗逑到y(tǒng)包括：

●使用看板來反映現(xiàn)有的工作流程

●使用看板卡來表示工作項(xiàng)

一個團(tuán)隊(duì)使用一塊板來管理其工作，就可以組成一個看板系統(tǒng)。但是看板的一部分力量在于它的可擴(kuò)展性；許多組織跨團(tuán)隊(duì)和部門擴(kuò)展看板，創(chuàng)建了連接板和卡的層次結(jié)構(gòu)。這也是一個看板系統(tǒng)?？傊?dāng)看板板和卡片被用來管理任何一組個人的工作時，它就是看板系統(tǒng)。

看板系統(tǒng)的來源

你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)看板并不總是包含虛擬板卡。看板起源于日本汽車制造商豐田的車間。豐田的工程師們在尋找減少浪費(fèi)和提高生產(chǎn)過程效率的方法時，找到了一個意想不到的靈感來源：當(dāng)?shù)氐碾s貨店。雜貨店使用視覺提示來指導(dǎo)他們的庫存管理——只有當(dāng)庫存低于某個閾值時，他們才會訂購更多的產(chǎn)品。這些商店使用實(shí)體卡來顯示什么時候水平較低。

想象一下雜貨店貨架上有一排特定類型的餅干。一張卡片會放在離最后一排幾箱的地方，表示是時候訂購更多的餅干了。豐田工程師采用了“及時”訂購材料的概念，并開發(fā)了后來被稱為看板（Kanban）的訂購系統(tǒng)。

一張卡片將附在完成的產(chǎn)品上。當(dāng)這些產(chǎn)品（在本例中是汽車）售出時，卡片就會被帶到生產(chǎn)線的最前面，發(fā)出生產(chǎn)更多產(chǎn)品的信號。卡片也被附在用于生產(chǎn)的原材料上；當(dāng)使用材料時，他們的卡片會被送到生產(chǎn)線的最前面，表示要訂購更多的材料。

通過使用看板系統(tǒng)，豐田簡化了庫存管理，大大減少了浪費(fèi)。準(zhǔn)時制（JIT）制造，以及由此產(chǎn)生的其他看板原則和實(shí)踐，在整個汽車制造業(yè)和其他行業(yè)蔓延開來。

軟件開發(fā)看板系統(tǒng)

我們今天所知道的看板系統(tǒng)，包括使用虛擬板和卡片來跟蹤工作的過程，主要是在上個世紀(jì)后期形成的，當(dāng)時它被軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)所接受。

與實(shí)體產(chǎn)品的制造不同，軟件的開發(fā)不是有形的，原材料不是在裝配線上進(jìn)行操作來創(chuàng)造實(shí)體對象。相反，軟件開發(fā)的工作發(fā)生在開發(fā)人員的頭腦中——它是許多類型的知識工作之一。

軟件開發(fā)是一種新的工作類型，需要不同類型的工作流。團(tuán)隊(duì)需要一種方法來實(shí)踐迭代開發(fā)

，平衡多種工作，以及協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)內(nèi)的工作。

他們需要能夠在同一地點(diǎn)跟蹤、衡量和改進(jìn)他們的流程。正如我們今天所知道的，看板系統(tǒng)作為一種高度靈活的可視化工具出現(xiàn)，使軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)能夠以一種對他們的工作流程有意義的方式管理他們的工作。從那時起，看板幾乎被各行各業(yè)的所有類型的團(tuán)隊(duì)所使用。

使用看板系統(tǒng)的好處

看板系統(tǒng)提供了一種系統(tǒng)的方法，通過可視化的方式跟蹤和管理工作來識別提高效率的機(jī)會。因?yàn)榭窗逑到y(tǒng)對于企業(yè)的團(tuán)隊(duì)來說比較容易掌握，團(tuán)隊(duì)可以同時“做工作”和“改進(jìn)工作方式”，幫助團(tuán)隊(duì)真正接受持續(xù)改進(jìn)的部分。

一個好的看板系統(tǒng)可以幫助團(tuán)隊(duì)理解他們的時間是如何被花費(fèi)的。大多數(shù)在線看板工具提供跟蹤和生產(chǎn)率數(shù)據(jù)，幫助人們輕松地識別問題區(qū)域。

一旦他們對問題所在有了更好的認(rèn)識，團(tuán)隊(duì)就可以開始開發(fā)這些問題的解決方案。也許一個團(tuán)隊(duì)成員工作過度，而另一個沒有足夠的工作來填補(bǔ)他或她的一天。在這種情況下，管理者會幫助將任務(wù)分配給有更多帶寬的團(tuán)隊(duì)成員，減輕了個人過度工作的壓力，也為整個團(tuán)隊(duì)消除了障礙。

看板系統(tǒng)有助于最大化資源的另一種方式是，在不斷改進(jìn)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的過程的同時，有效地交付產(chǎn)品。軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)、會計(jì)團(tuán)隊(duì)、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)甚至創(chuàng)意機(jī)構(gòu)都采用了看板系統(tǒng)，盡管它沒有強(qiáng)調(diào)截止日期。

通過不斷地交付產(chǎn)品，客戶獲得了更快地使用這些產(chǎn)品的好處，并能夠根據(jù)上一個項(xiàng)目階段開始以來提供的新信息進(jìn)行修改。

使用看板系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

使用看板系統(tǒng)作為一種管理工作的方式有很多優(yōu)點(diǎn)，包括：

●靈活性

●注重持續(xù)交付

●減少被浪費(fèi)的工作/時間

●提高生產(chǎn)率

●提高效率

●團(tuán)隊(duì)成員集中注意力的能力

首先，看板是靈活的。沒有規(guī)定階段的持續(xù)時間，并根據(jù)最新的資料不斷重新評估優(yōu)先次序。

使用看板的另一個優(yōu)點(diǎn)是關(guān)注持續(xù)交付。通過持續(xù)向客戶交付項(xiàng)目的一小部分，團(tuán)隊(duì)有多個機(jī)會將未來的迭代與更新的業(yè)務(wù)需求同步。通過這種方式，團(tuán)隊(duì)可以確保他們準(zhǔn)確地交付客戶想要的東西。看板系統(tǒng)允許團(tuán)隊(duì)以增量的方式交付，并使用所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)來改進(jìn)未來迭代工作的交付。

使用看板的其他優(yōu)點(diǎn)圍繞著生產(chǎn)力和效率，這兩個概念也與減少浪費(fèi)有關(guān)。一個設(shè)計(jì)良好的看板系統(tǒng)可以幫助團(tuán)隊(duì)識別和減少所有形式的流程浪費(fèi)。

你可以將流程浪費(fèi)視為任何不會為客戶增加價(jià)值的東西。它可以是以下形式：

●不需要的工作（過剩庫存）

●不符合成功標(biāo)準(zhǔn)的工作

●重復(fù)工作

●過度處理

●空閑時間

●不必要的運(yùn)動

●不會為流程增加價(jià)值的管理開銷

●把時間花在了錯誤的工作上（價(jià)值較低的工作），而不是專注于有價(jià)值的工作

當(dāng)一個流程、項(xiàng)目或工作流程中消除了浪費(fèi)，生產(chǎn)力就會提高，人們就能更專注于重要的工作，人們管理時間的方式和工作方式的效率也會提高。

最后，當(dāng)工作按照需要重新確定優(yōu)先級，并使用看板系統(tǒng)或任務(wù)板進(jìn)行可視化溝通時，個人不必質(zhì)疑下一步要做什么。相反，團(tuán)隊(duì)成員從隊(duì)列頂部拉下一個看板卡，而不花任何時間考慮下一個要提取的任務(wù)。

從看板系統(tǒng)開始，推動現(xiàn)代化企業(yè)管理

我們建議所有實(shí)施看板系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)按照看板路線圖進(jìn)行練習(xí)。這些練習(xí)旨在幫助團(tuán)隊(duì)定義他們現(xiàn)有的過程，并將其映射到看板上。從那里，團(tuán)隊(duì)可以識別并實(shí)現(xiàn)改進(jìn)的機(jī)會。

盡可能多地了解如何定制看板和卡片也是很有幫助的。從與你類似的團(tuán)隊(duì)中查看看板示例也可以作為有用的靈感。最重要的是要記住你的看板系統(tǒng)應(yīng)該是一個真實(shí)過程的準(zhǔn)確反映，因?yàn)槟惚仨毩私饽悻F(xiàn)在的位置，才能看到如何到達(dá)你想要的位置。

使用專業(yè)的看板系統(tǒng)有助于企業(yè)改進(jìn)工作流程，并進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。比如8Manage 看板，充當(dāng)實(shí)時的項(xiàng)目信息存儲庫，在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實(shí)踐順利開展的其他問題，并支持4個看板原則和6個看板實(shí)踐，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)活動和責(zé)任可視化、促進(jìn)項(xiàng)目日程安排和進(jìn)展管理。

一個 8Manage 看板項(xiàng)目從幾個在項(xiàng)目類型中定義的顯示列開始，比如“已申請”、“進(jìn)行中” 和 “已完成”。 在添加看板卡片后，卡片會根據(jù)其狀態(tài)插入到顯示列中。在正確構(gòu)建、管理和運(yùn)行的基礎(chǔ)上，8Manage 看板充當(dāng)實(shí)時的項(xiàng)目信息存儲庫，并在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實(shí)踐順利開展的其他問題。

8Manage看板靈活高效、簡單易用，適用于制造業(yè)、軟件開發(fā)、需求工程、制藥行業(yè)、汽車研發(fā)、建筑項(xiàng)目、銀行交易、零售等不同行業(yè)，滿足各企業(yè)的可視化管理需求，幫助企業(yè)擺脫舊式固化的企業(yè)管理軟件的束縛，拒納簡陋的 ToB SaaS，采用可視化及有廣度、深度和智能化企業(yè)管理功能，快速提升企業(yè)的業(yè)務(wù)能力。更多行業(yè)看板，請點(diǎn)擊了解更多：http://www.8manage.cn/manage/psychology_kanban.html

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